Kuinka monesti olet tuskallisen kauan joutunut etsimään sopimuspaperia tai muuta asiakirjaa? Sopimuskoneessa saat käyttöösi digitaalisen arkiston, johon pääset kaikilla älylaitteilla. Arkisto on osa kokonaisratkaisuamme, joka sisältää myös digitaalisen sopimuksentekotyökalun ja sähköisen allekirjoituksen. Yhdistämällä nämä kaikki tehostat yrityksesi hallintoa moninkertaisesti.

Miten digitaalinen asiakirjahallinta tehostaa yritystäni?

Valtaosa yrityksistä arkistoi tai varmuuskopioi asiakirjansa nykyään sähköisesti. Arkisto kuitenkin sirpaloituu helposti useaan paikkaan – sähköposteihin, eri ihmisten omille koneille tai erilliseen intranetiin. Arkistointi on lisäksi työlästä, jos alkuperäinen asiakirja on paperilla. Vaikka arkisto olisi sähköinen, merkittävä osa helppoudesta ja kustannuseduista menetetään, jos yksikin välivaihe on paperinen.

Jos laadit toimeksiantosopimuksen asiakkaasi kanssa, tuntuuko suoraviivaiselta, että sopimus tehdään koneella, sitten tulostetaan ja skannataan allekirjoitusten jälkeen takaisin koneelle?

”Kuulostaako tutulta, että sopimus jää tekemättä tai ainakin ilman allekirjoitusta, koska dokumenttien pyörittäminen sähköpostissa on vaivalloista ja jää kiireellisempien asioiden jalkoihin? Lisäksi sopimusta ei yleensä löydy mistään, kun sitä joku kyselee”, kuvaa ohjelmistoyritys Solotes Finland Oy:n Jukka Kivimäki monen yrityksen arkea.

Suomen Sopimustieto tarjoaa työkalut koko prosessin digitalisoimiseen. Voit laatia sopimuksesi ja muut asiakirjasi digitaalisella sopimuksentekotyökalullamme, allekirjoittaa ne sähköisesti ja arkistoida helposti samaan paikkaan. Nämä kaikki toiminnot ovat käytettävissäsi yrityksesi omalla sopimustilillä, johon on pääsy vain kutsumillasi henkilöillä.

Arkistointipalvelumme toimii automaattisesti – se tallentaa niin valmiit kuin keskeneräiset asiakirjasi ilman erillisiä komentoja, joten turhat välivaiheet jäävät pois eikä mitään pääse hukkumaan.

Minkälaiseen asiakirjahallintaan arkistointipalvelumme sopii?

Sopimuskoneen arkisto on luontevin paikka sopimuksille ja muille asiakirjoille, jotka pitää allekirjoittaa. Allekirjoittaminen tapahtuu sähköisesti, joko puhelimella tai tietokoneella. Voit laatia asiakirjat digitaalisella sopimuksentekotyökalullamme, Sopimuskoneella, tai tuoda arkistoon omia pdf-asiakirjojasi.

Ideaalitilanteessa yrityksesi kaikki asiakirjat ovat samassa paikassa. Vaihtoehtoisesti voit keskittää palveluumme pelkästään tietyn aihealueen asiakirjat, esimerkiksi työsopimukset ja työtodistukset. Jo sadat käyttäjämme tekevät palvelussamme säännöllisesti nimenomaan työsuhteen asiakirjoja.

”Kun kuulin Sopimuskoneesta, oivalsin heti, että kyseessä on ratkaisu ongelmaan. Sopimuskoneella allekirjoitukset hoituvat saman tien ja dokumentit ovat tallessa, hyvässä järjestyksessä ja helposti löydettävissä”, Kivimäki kertoo, miten Sopimuskone auttaa yrittäjää.

Miten löydän asiakirjani Sopimuskoneen arkistosta?

Sopimuskoneen arkisto on pyritty tekemään niin helpoksi, että se ei vaadi erillistä käyttökoulutusta tai manuaalia. Asiakirjoja hallitaan kansioittain. Voit käyttää valmiita kansioitamme (esim. kauppa, hallinto, työsuhdeasiat) tai luoda omia. Voit etsiä ja luokitella asiakirjoja laatijan, allekirjoittajan tai valmiusasteen mukaan.

”Sopimuskoneen avulla yrityksemme on aidosti paperiton. Aiemmin paperiset sopimukset skannattiin – nyt sopimukset tehdään suoraan sähköisesti. Kaikki asiakirjat ovat Sopimustiedon tarjoamassa sähköisessä arkistossa, jonka voi itse järjestää haluamallaan tavalla”, Täsmä Työterveyden Esa Halmesmäki kommentoi.

Ketkä näkevät asiakirjani palvelussa?

Voit käyttää yrityksesi tiliä yksin, mutta kutsua myös muita käyttäjiä tilille. Voit helposti määrittää, minkä kansioiden sisältöä kukin käyttäjä pääsee näkemään ja muokkaamaan. Myös käyttöoikeuksien poistaminen ja käyttöoikeustasojen muuttaminen onnistuu parilla hiirenklikkauksella. Tilisi sisältöä eivät näe muut kuin sinne kutsumasi käyttäjät.

"Siirryimme hiljattain käyttämään Sopimuskonetta asiakassopimustemme allekirjoittamiseen ja hallinnointiin. Monitasoisella käyttäjähallinnalla voimme määritellä myynnille ja asiakaspäälliköille pääsyn vain tiettyihin kansioihin", kertoo Markkinointitoimisto WDS:n Perttu Paukkeri oman yrityksensä tavasta hyödyntää Sopimuskoneen arkistoa.

Voinko käyttää arkistoa puhelimella?

Arkistointipalvelumme toimii paitsi tietokoneella myös puhelimella ja tabletilla. Puhelimella ja tabletilla voit käyttää arkistoa tietokoneen tapaan selaimella, mutta saatavilla on myös mobiilisovellus. Sovellus helpottaa käyttöä erityisesti pienellä ruudulla. Näin arkisto kulkee kirjaimellisesti taskussasi, olitpa sitten asiakkaalla tai työmatkalla. Voit ladata sovelluksen maksutta tavanomaisista sovelluskaupoista.

Miten arkistointipalvelun tietoturva on järjestetty?

Käyttäjien asiakirja-aines ja käyttäjätiedot säilytetään palvelimilla, joissa käytetään luokkansa parhaita turvallisuus- ja suojauskäytäntöjä. Konesalit on suojattu kattavasti tulipaloja ja sähkökatkoja vastaan ja työntekijöiden kulkua valvotaan tarkasti. Palvelimemme sijaitsevat EU-alueella, jossa tieto on hajautettu usealle eri palvelimelle. Lisävarmenteena kaikki data varmuuskopioidaan säännöllisesti erilliselle varmuuskopiopalvelimelle.

Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Kirjautumistietoja ei säilytetä palvelimella selväkielisenä. Voit lukea lisää tietoturvastamme täältä.

Sopimuskoneen pitkä kehityshistoria

Suomen Sopimustieto on kehittänyt Sopimuskonetta mittavin resurssein jo vuodesta 2015. Kehitystyössä on ollut mukana toistakymmentä ohjelmoijaa ja toistakymmentä juristia. Missiomme on vähentää toistoluontoiseen paperityöhön kuluvaa aikaa yrityksissä. Lisäksi haluamme laadukkailla sopimuksilla vähentää riitoja niin yritysten kuin yksityishenkilöiden välillä.

Palvelukokonaisuutemme nostaa asiakasyritystemme arvoa, koska laadukkaat, kirjalliset sopimukset ja niiden systemaattinen arkistointi yhteen paikkaan tehostaa hallintoa ja pienentää liiketoimintariskejä. Jos haluat joku päivä myydä yrityksesi, potentiaalinen ostaja käy sen sopimusasiat läpi aina ennen kauppaa.

Kirjoittaja on Suomen Sopimustiedon pääjuristi.

P.S.

Sopimuskoneen arkistoon voit tuoda maksutta myös kaikki vanhat asiakirjasi. Keskitä koko yrityksesi hallinto yhteen paikkaan, niin säästyt suurelta vaivalta tulevina vuosina.