Oletko jo kuullut Sopimuskoneesta, uudesta tilitoimistoille suunnatusta työkalusta? Se on käytössä jo yli 300 tilitoimistossa ja 700 kirjanpitäjällä. Sen avulla laadit vaivattomasti esimerkiksi yhtiökokouspöytäkirjat, toimeksiantosopimukset ja tietosuojasopimukset.

Kilpailukykyä digitalisaatiosta?

Digitalisaatio ja tekoäly ovat trendisanoja, jotka puskevat joka tuutista. Medioissa kerrotaan itseohjautuvista autoista, esineiden internetistä ja tietokoneen suorittamista syöpädiagnooseista. Tarvitaanko yrityksiin tämän tasoista teknologiaa, jotta toimintaa saataisiin tehostettua moninkertaisesti? Ei todellakaan.

Toimintaa saadaan tehostettua moninkertaisesti hyödyntämällä pelkästään perustekniikan mahdollisuudet. Eli käyttämällä ohjelmistoa, joka ei tiedä koneoppimisesta tai muusta kehittyneemmästä tekoälystä yhtään mitään mutta toistaa uutterasti sille annettuja komentoja.

Suomen Sopimustieto on tuonut tilitoimistoyrittäjän avuksi Sopimuskoneen, joka toimii juuri näin. Se ei edusta kehittyneempää tekoälyä, mutta sitä on todella helppo käyttää ja se on suunniteltu nimenomaan tilitoimiston arkea automatisoimaan. Arkea ovat tässä tapauksessa asiakirjat, joita tuotetaan liukuhihnalta kymmenille ellei sadoille asiakkaille. Lopultaan kysymys on siitä, haluaako toimintakulttuurissaan tehdä muutoksia.

Pikavalinnoilla vauhtia asiakirjanlaadintaan

Sopimuskoneella laadit, allekirjoitat ja arkistoit kaikki toimistosi arjessa tarvittavat asiakirjat. Tekeminen on jopa 5–10 kertaa tehokkaampaa kuin perinteisillä työkaluilla. Esimerkiksi yhtiökokouspöytäkirjojen, TAL2018-toimeksiantosopimusten ja tietosuojasopimusten laatiminen on palvelussamme vaivattomampaa kuin koskaan.

Sopimuskoneen teho perustuu pikavalintoihin: kun laadit asiakirjaa, työkalu tarjoaa sinulle sopivia mallisisältöjä, jotka voit hiirenklikkauksin lisätä asiakirjaasi. Esimerkiksi osingonjakoihin, SVOP-jakoihin ja osakeanteihin on valmiit kirjaukset. Jos asiakirjasta on jäämässä jotain tärkeää pois, Sopimuskone huomauttaa siitä. Mallisisällöt ovat yritysjuridiikan asiantuntijoiden laatimia. Niitä ovat olleet kehittämässä sekä omat juristimme että asianajotoimistoiden erityisasiantuntijat. Sisällöt päivitetään säännöllisesti vastaamaan ajantasaista lainsäädäntöä.

Jos toistoluontoista mutta aikaa vievää työtä saa automatisoitua, voi yksi kirjanpitäjä hoitaa lukuisia asiakkuuksia vuosittain enemmän. Yhtä lailla saat mahdollisuuden keskittyä perustyön ohella korkean lisäarvon neuvontatehtäviin, kuten yritysjärjestelyihin ja verosuunnitteluun. Älä ole pelkkä kirjanpitäjä vaan talousjohtamisen asiantuntija!

Laatua ja laajuutta tuotevalikoimaasi

Kaikkiaan muuntuvia asiakirjamalleja on palvelussamme yli 150. Voit laatia esimerkiksi kauppakirjan, avioehtosopimuksen tai osakassopimuksen. Tilitoimisto voi saavuttaa täysin uusia liiketoimintamahdollisuuksia, kun se hyödyntää Sopimuskonetta toimeksiannoissaan.

”Käytämme Sopimustiedon palvelua muun muassa vuokrasopimusten, velkakirjojen ja edunvalvontavaltakirjojen laadintaan. Tilitoimistolla madaltuu kynnys vaikeampienkin asiakirjojen laatimiseen asiakasyrityksille, kun käytössä on Sopimuskone”, kertoo Accountor Oy Ylivieskan palvelupäällikkö Mervi Savola.

Sähköinen allekirjoitus minimoi paperinpyörityksen

Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa paperittoman kanssakäymisen, jossa et joudu sähköpostittamaan tai järjestämään turhia palavereja pelkästään allekirjoitusten vuoksi. On esitetty, että kokonaissäästöt yksittäistä asiakirjaa kohden ovat 80–240 euroa, kun allekirjoitukset on kerätty sähköisesti (Harsunen et al., Kauppalehti 11.1.2016, s. 18). Sopimuskoneen sähköinen allekirjoitus toimii niin tietokoneella kuin puhelimella.

”Olemme erittäin tyytyväisiä Sopimustiedon palveluun. Olemme saaneet sähköistettyä ja tehostettua kaikki tarjoukset, sopimukset ja muut asiakirjat. Sähköiset allekirjoitukset ovat tätä päivää, eivät huomisen juttu”, kertoo HR-Tilipalvelu Oy:n toimitusjohtaja Harri Ruokokoski.

”Joissakin tapauksissa sopimuksen allekirjoittamista varten on matkustettu kauaskin. Sellaiseen menee helposti työpäivä. Joskus liikekumppanin tapaaminen onkin paikallaan, mutta rutiinisopimuksiin on tarpeetonta tuhlata aikaa”, kommentoi Solotes Finland Oy:n Jukka Kivimäki.

Sopimuskoneen uuttera kehitystyö

Sopimuskonetta ovat kehittäneet entiset tilitoimistoammattilaiset jo vuodesta 2015. Kehitystyön määrätietoisena tavoitteena on kehittää alaa suuntaan, jossa kirjanpitäjällä on aito mahdollisuus keskittyä enemmän asiantuntijatyöhönsä, ei paperinpyöritykseen. Tästä evoluutiosta on puhuttu jo vuosikausia, mutta työvälineet kehittyvät hitaasti.

”Sopimustieto on kuunnellut kaikki meidän toiveet ja toteuttanut niistä valtaosan, eli palvelua kehitetään voimakkaasti asiakkaiden toiveiden mukaiseksi”, toteaa Ruokokoski.

Sopimuskone ei ole vielä valmis, mutta kehitystyö on pitkällä. Seuraavina kuukausina Sopimuskone käännetään kokonaisuudessaan englanniksi, jolloin voit laatia asiakirjasi suoraan myös kansainvälisiin tarpeisiin. Jo nyt esimerkiksi allekirjoituskäyttöliittymä toimii sekä suomeksi että englanniksi. Erityisesti moni start-up tavoittelee suoraan kansainvälisiä markkinoita, joten entistä useammin dokumentaatiokin tehdään englanniksi.

Kirjoittaja on Suomen Sopimustiedon pääjuristi.

P.S.

Tarvitsetko toimivaa ratkaisua myös asiakirjojesi arkistointiin? Sopimuskone tallentaa kaiken automaattisesti, myös luonnokset. Arkisto toimii sekä tietokoneella että mobiilisovelluksellamme, joten asiakirjat kulkevat jatkuvasti mukanasi.