Kokouspöytäkirjoja saattaa kertyä jo pienessä yhtiössä vuosittain 30–40. On yhtiökokousta, hallituksen kokousta, jory-tapaamisia… Auttaisiko palvelu, jonka älykkäät pöytäkirjamallit tekevät paperityön lähes puolestasi?

Pöytäkirja on todiste – ja johtamisen väline

Yhtiökokous on vähintään kerran vuodessa. Hyvä hallitus kokoontuu 4–6 kertaa vuodessa. Lisäksi on johtoryhmän ja muun operatiivisen porukan kokoukset. Pöytäkirja on hyvä laatia, jos kokouksessa päätetyt asiat halutaan panna tehokkaasti toimeen. Pöytäkirja on todiste siitä, mitä kokouksessa päätettiin – mikä juttu tuli kenenkin hoidettavaksi.

Yhtiökokouksista ja hallituksen kokouksista pöytäkirjat on laadittava myös lain vaatimuksesta. Osakeyhtiömaailmassa pöytäkirja on pohjimmiltaan todiste: jos yhtiökokous on esimerkiksi jakanut yhtiön varoja ja velkoja pitää varojenjakoa laittomana, hyvin tehty pöytäkirja allekirjoituksineen voi pelastaa pinteestä.

Kuka pitää pöytäkirjaa?

Yhtiökokouksen ja hallituksen kokouksen pöytäkirjoissa käytetään monelta osin vakiomuotoisia kirjauksia, joista osa perustuu lakiin ja osa vakiintuneeseen tapaan. Esimerkiksi osingonjakopäätökset ovat hyvin vakiomuotoisia, samoin osakeannit ja prokuristien nimeäminen.

Sopimuskone on työkalu, joka tietää vakiintuneiden kirjausten muodon. Se kysyy sinulta kohta kohdalta, mistä päätettiin, ja muotoilee tekstin sopivaan muotoon. Päätettiinpä osingosta, optioista, hallituksen kokoonpanosta tai tilintarkastajasta, Sopimuskone muotoilee kirjaukset puolestasi. Valmiilla mallisisällöillämme ja helppotajuisella ohjeistuksellamme laadit itsenäisesti päätöksiä, joista yritysjuristi veloittaa 200 euroa tunti.

Päivämäärät ja muut muodollisuudet päivittyvät asiakirjoihisi automaattisesti.

Vedätkö tähän nimen alle?

Jos pöytäkirja pitää allekirjoittaa, se on harvoin valmis allekirjoitettavaksi silloin, kun kaikki osapuolet ovat saman pöydän ääressä. Ja jos sattuvat olemaan, pitää löytää toimiva tulostin.

Pöytäkirja on ideaalitilanteessa valmis heti kokouksen päätteeksi. Sopimuskone mahdollistaa juuri tämän – kun muotoilut ja suurin osa tekstisisällöistä tulevat automaattisesti, ei tarvitse tehdä ensin luonnosversiota, joka kirjoitetaan myöhemmin ”puhtaaksi”. Pöytäkirja on heti kokouksen päätteeksi allekirjoitusvalmis.

Kun pöytäkirja on valmis, voit lähettää sen vastaanottajan puhelimeen tai tietokoneelle allekirjoitettavaksi (tekstiviesti/sähköposti). Jokainen allekirjoittaa silloin, kun on sopiva hetki – ei tarvitse postittaa, skannailla tai järjestää turhia tapaamisia pelkästään allekirjoitusten saamiseksi. Voit vetää puumerkkisi asiakirjaan vaikkapa junaan tai lentokoneeseen noustessasi.

Missä ovat viime vuoden pöytäkirjat?

Yhtiökokouksen ja hallituksen kokouksen pöytäkirjat on osakeyhtiölain mukaan säilytettävä ”luotettavalla tavalla”. Tyypillisesti allekirjoitetut pöytäkirjat mapitetaan, minkä lisäksi niistä skannataan varmuuskopiot. Tähän voi upota vuositasolla 10–20 tuntia aikaa. Sopimuskoneessa arkistointiin menee pari minuuttia, koska kaikki arkistoituu automaattisesti yrityksesi sopimustilille.

Voit kutsua sopimustilisi käyttäjiksi kaikki, joille haluat jakaa pöytäkirjat. Voit myös luoda käyttäjille eri käyttöoikeustasot. Tällöin esimerkiksi johtoryhmäläiset näkevät vain jory-muistiot ja hallituksen jäsenet hallituksen pöytäkirjat.

Kun kaikki kokousmateriaalit ovat yhdessä paikassa, arki helpottuu. Samalla sijoitat tulevaisuuteen: jos jonain päivänä tahdot myydä yrityksesi, potentiaalinen ostaja käy läpi yrityksesi toimintatavat. Jos materiaalit ovat sikin sokin sähköposteissa ja pöytälaatikoissa, osa kateissa ja osa allekirjoittamatta, et anna kovin jämäkkää kuvaa yrityksesi johtamisesta.

Kirjoittaja on Suomen Sopimustiedon pääjuristi.

P.S. Sopimuskoneella laadit vaivatta paitsi pöytäkirjat, myös lain mukaiset kutsut yhtiökokouksiin ja hallituksen kokouksiin. Lisäksi käyttäjä voi laatia pätevän valtakirjan, jolla valtuuttaa kolmannen henkilön edustamaan itseään, jos ei itse pääse paikalle.