Sähköinen allekirjoitus on kuin mikä tahansa allekirjoitus, mutta digitaalisessa ympäristössä annettu. Se on juridisesti pätevä tapa hyväksyä sopimukset. Seuraavaksi kerron neljä syytä, miksi jokaisen yrittäjän tulisi ottaa sähköinen allekirjoitus käyttöön.

1) Saat enemmän aikaa tehdä muuta

Kun allekirjoitat sähköisesti, sinun ei tarvitse tulostaa yhtään mitään ja voit pyytää allekirjoitukset ilman postitusta tai turhia tapaamisia. Säästät aikaa.

Jokainen yrittäjä tai yrittäjämäisesti ajatteleva tietää, että aika on asiantuntijan arvokkain resurssi. Ja turhaan hallinnolliseen työhön saa kulumaan harmittavan paljon aikaa. Aina kun olet päässyt sopijapuolesi kanssa yhteisymmärrykseen tietystä sopimuksesta, edessä odottaa vielä paperityö ja allekirjoittaminen. Kuinka monesti olet järjestänyt tapaamisen pelkästään allekirjoitusten keräämiseksi? Kuinka monesti olet tulostanut sopimuksen, allekirjoittanut sen, skannannut ja lähettänyt mahdollisesti vielä muille osapuolille allekirjoitettavaksi?

Sopimusten ohella useat muutkin asiakirjat ovat riesa, kun niihin pitää saada nimet alle. Esimerkiksi yhtiökokousten ja hallituksen kokousten pöytäkirjat ovat harvoin valmiita allekirjoitettavaksi, kun kaikki allekirjoittajat ovat saman pöydän ääressä.

”Joissakin tapauksissa sopimuksen allekirjoittamista varten on matkustettu kauaskin. Sellaiseen menee helposti työpäivä. Joskus liikekumppanin tapaaminen onkin paikallaan, mutta rutiinisopimuksiin on tarpeetonta tuhlata aikaa”, pohtii ohjelmistoyritys Solotes Finland Oy:n Jukka Kivimäki.

Jos laadit 30 allekirjoitettavaa dokumenttia vuodessa ja säästät paperitöissä 20 minuuttia dokumenttia kohden, säästät 10 tuntia. Jos käytät nämä työtunnit laskutettavaan työhön esim. 100 euroa tunti, uuden toimintatapasi tulosvaikutus on 1 000 euroa vuodessa. Todennäköisesti myös muut allekirjoittajat arvostavat säästämäänsä aikaa.

On esitetty, että kokonaissäästöt yksittäistä asiakirjaa kohden ovat 80–240 euroa, kun allekirjoitukset on kerätty sähköisesti (Harsunen et al., Kauppalehti 11.1.2016, s. 18).

2) Säästät toimisto- ja matkakuluissa

Sähköistä allekirjoitusta käyttäessäsi säästät tulostamisessa, musteessa ja paperissa. Myös ajokilometrit vähenevät. Et myöskään joudu pohtimaan, kuinka monta mappia saat mahtumaan jo valmiiksi pursuavaan hyllyysi, koska uusi arkistosi on sähköinen.

3) Saat pitävämmät todisteet sopimuksen synnystä

Kun teet merkittäviä sitoumuksia yrityksesi puolesta, on viisasta varmentua siitä, että sopimuksen puolesta on riittävä todistusaineisto.

Sähköisestä allekirjoituksesta jää perinteistä allekirjoitusta huomattavasti enemmän teknisiä todisteita. Kun allekirjoituksen pystyy yhdistämään sopijakumppanin nettiliittymään tai verkkopankkitunnuksiin, hänen on todella vaikea kiistää sopimuksen syntyä jälkikäteisesti. Myös sopimuksen syntyhetki on aukottomasti todistettavissa digitaaliseen ympäristöön jäävien aikaleimojen vuoksi.

Perinteinen allekirjoitus on tietystä juhlallisuudestaan huolimatta vain kynänsivallus paperilla. Jos sopijakumppanisi kiistää sopimuksen todenmukaisuuden, näyttötaakka allekirjoituksen aitouden puolesta on sinulla. Tällöin tarvitaan käytännössä todistajia tai muuta aineistoa, joka puhuu sopimuksen puolesta. Ja koska sopimuksista neuvotellaan tyypillisesti pienessä porukassa joko puhelimitse tai kasvotusten, riittävän todistusaineiston kasaaminen ei ole välttämättä helppoa.

Sähköpostiympäristössä on taas monesti vaikea erottaa, mikä osa tekstistä kuuluu lopulliseen sopimukseen ja mikä on sitomatonta neuvotteluaineistoa. Sähköinen allekirjoitus sinetöi selkeämmin, mistä on kokonaisuudessaan sovittu.

”Vihdoinkin saan kaikkiin toimeksiantosopimuksiin allekirjoitukset nopeasti ilman perään huutelua, eikä minun tarvitse tyytyä sähköpostikuittauksiin. Se tuo varmuutta tekemiseen”, toteaa Rulla Median Jussi Riekki sähköisen allekirjoittamisen eduista liiketoiminnassaan.

4) Annat edistyksellisen kuvan yrityksestäsi

Yritys markkinoi itseään jokaisella viestillä, joka lähtee yrityksestä ulospäin. Mainokset, nettisivut ja asiakaspalveluviestit ovat markkinointia yhtä kaikki – samoin sopimukset ja muu dokumentaatio. Kun hoidat sopimusasiat laadukkaasti ja asiointi kanssasi on mutkatonta, annat parhaan käyntikortin yrityksestäsi.

Digitaaliset mahdollisuudet hyödyntävä yritys viestii olevansa kehityksen aallonharjalla. Esimerkiksi eräs kansainvälinen konsulttifirma viisinkertaisti asiakastyytyväisyytensä ottaessaan sähköisen allekirjoituksen käyttöön (Ombud 2013).

Uusi toimintapa herättää tietyissä piireissä luonnollisesti muutosvastarintaa. Kun uuden ja paremman tavan on kuitenkin kerran oppinut, vanhaan ei ole enää palaamista. Kun ennen vanhaan kiireellinen valtakirja piti lähettää postitse tai skannattuna sähköpostitse, nykyään valtakirjan saa suoraan valtuutetun puhelimeen kahdessa minuutissa.

Kirjoittaja on Suomen Sopimustiedon pääjuristi.

P.S.

Sähköinen allekirjoitus on myös ekoteko. Ei tarvitse tulostaa tai lähteä ajamaan.