Yritysten seuraava tuottavuusloikka otetaan sähköisessä sopimuksenteossa. Kun yrityksesi jokainen työntekijä säästää 3–4 päivää vuodessa pelkästään sopimusbyrokratiassa, hän voi tehdä ylimääräistä tuottoa 2 000 – 3 000 euroa vuodessa. Helposti.

Sovi aina kirjallisesti

Ainoa tapa sopia luotettavasti on kirjallisessa muodossa. Suullisista sopimuksista riidellään jatkuvasti, sekä oikeussaleissa että niiden ulkopuolella. Välillä riidan saattaa voittaa, mutta toiminnan riskisyys on korkea. Sijoittajat ja yrityksesi muut sidosryhmät eivät perinteisesti katso sopimusriskejä hyvällä. Vai väitätkö, ettet jonain päivänä voisi myydä yritystäsi?

Kirjallisen muodon vaatimus ei edellytä perinteistä sopimuspaperia. Pätevän sopimuksen voi tehdä vaikka nenäliinalle, kunhan se on luettavassa muodossa.

Myös digitaalisessa muodossa tehdyt sopimukset katsotaan kirjallisiksi ja juridisesti päteviksi. Nykyään sopimuksia tehdään tehokkuus- ja tallennusetujen vuoksi yhä enenevissä määrin pelkästään tietokoneella ja älypuhelimilla. Monissa kasvuyrityksissä digitaalisesta sopimisesta on tullut jo normi, koska se säästää kaikkien sopijapuolten aikaa ja antaa edistyksellisen kuvan yrityksen toiminnasta.

Allekirjoitukset ovat vain silaus mutta vievät aikaa

Sopimustekstin tuottaminen tekstinkäsittelyohjelmalla on melko vaivatonta. Ongelmat alkavat, kun sopimus pitäisi saada tehdyksi. Tulostimesta saattaa olla mustekasetti tai paperi loppu. Sopimus pitää postittaa toiselle sopijapuolelle, jotta siihen saadaan allekirjoitus hyväksynnän merkiksi. Vaihtoehtoisesti tulee järjestää erillinen tapaaminen. Jos sopijapuolia on useampi kuin kaksi, sotku nousee potenssiin kolme.

”Joissakin tapauksissa sopimuksen allekirjoittamista varten on matkustettu kauaskin. Sellaiseen menee helposti työpäivä. Joskus liikekumppanin tapaaminen onkin paikallaan, mutta rutiinisopimuksiin on tarpeetonta tuhlata aikaa”, kommentoi ohjelmistoyritys Solotes Finlandin Jukka Kivimäki.

”Papereita läheteltiin sähköpostitse ja skannailtiin ja laatu oli erittäin vaihtelevaa. Lisäksi pienet käytännön hankaluudet viivästyttivät sopimusten allekirjoittamista, välillä merkittävästikin”, kuvaa Täsmä Työterveyden Esa Halmesmäki aikaa ennen kuin yritys modernisoi asiakirjaprosessejaan.

Helpoin ratkaisu ongelmaan on sähköinen allekirjoitus, jolloin ei tarvitse tulostaa yhtikäs mitään. On esitetty, että kokonaissäästöt yksittäistä asiakirjaa kohden ovat 80–240 euroa, kun allekirjoitukset on kerätty digitaalisesti (Harsunen et al., Kauppalehti 11.1.2016, s. 18).

Arkistointi kantona kaskessa

Entäpä valmiin sopimuksen arkistointi – mapitanko suoraan vai skannaanko siitä myös varmuuskopion? Jos sopimuksen neuvottelu ja kirjoittaminen ovat jo oma urakkansa, yhtä lailla paperitöihin uppoaa valtava määrä aikaa ja energiaa.

Yksi ratkaisu on käyttää sähköpostia arkistona, mutta pitkäaikaisena ratkaisuna se ei ole hedelmällinen. Sähköpostit häviävät helposti. On monesti myös epäselvää, mikä sähköposti sisältää varsinaisen sopimuksen ja mikä on pelkkää sitomatonta neuvotteluaineistoa. Ja jos esimerkiksi luottomyyjä lähtee firmasta, hänen sähköpostissaan saattavat majailla kymmenet merkittävät asiakassopimukset.

Monesti ongelma on nimenomaan siinä, että sopimukset ovat ympäriinsä. Ja kun yritys kasvaa, yhteneväisyys eri laidoilla häviää helposti. Asiakirjojen etsiminen alkaa kuumeisella mietinnällä, onko ajantasaisin versio tietystä sopimuksesta pöytälaatikossa, sähköpostissa vai kenties yksittäisen henkilön kovalevyllä.

”Suomen organisaatiomme toimii kahdella eri paikkakunnalla, ja historiaakin on reilusti parikymmentä vuotta. Se tarkoittaa sitä, että sopimuksia on siellä sun täällä tallessa (aika monessa eri sähköpostissa) ja niitä tehdään milloin missäkin toimistossa”, kuvaa mainostoimisto Drama Queen Communicationsin Ilona Kangas toimistonsa arkea ennen kuin se alkoi digitalisoida toimintatapojaan. Nyt tilanne on käännetty päälaelleen.

Seuraava tuottavuusloikka sähköisellä sopimisella

Entäpä jos sopimusprosessi olisi täysin digitaalinen ja keskitetty? Yrityksen koko sopimuskanta voitaisiin pitää kaikkina aikoina samassa ekosysteemissä ilman tulostimia, skannereita, kynää ja paperia. Sopimukset olisivat selkeinä asiakirjoina, ja koko yrityksesi johdolla olisi ajasta ja paikasta riippumaton pääsy niihin. Sopimukset löytyisivät helpolla haulla esimerkiksi allekirjoittajan tai asiakirjatyypin perusteella.

Suomen 1990-luvun lama loppui Nokian menestykseen. Asiantuntijoiden tuottavuutta saatiin kasvatettua sillä, että heille hankittiin kännykät. Tuon ajan kännykkä ei ollut kummoinen vehje, mutta se mahdollisti sujuvamman yhteydenpidon ja vapautti resursseja tuottavampaan käyttöön.

Yritysten seuraava tuottavuusloikka otetaan sähköisessä sopimuksenteossa. Kun yrityksesi jokainen työntekijä säästää 3–4 päivää vuodessa pelkästään sopimusbyrokratiassa, voi hän tehdä vaihtoehtoista tuottoa 2 000 – 3 000 euroa vuodessa. Helposti.

Kirjoittaja on Suomen Sopimustiedon pääjuristi.

P.S. Kiinnostaako palvelu, jolla laadit, allekirjoitat ja arkistoit sähköisesti kaikki sopimuksesi ja muut asiakirjasi? Sopimuskone on palvelu, joka on ratkaissut edellä mainittujen yritysten ja 1 000 muun yrityksen sopimushallintaan liittyvät ongelmat.