Sopimuksesta neuvotteleminen ja sopimustekstin tekninen viimeisteleminen vievät usein harmillisen paljon aikaa. Sopimuchat on keskustelukanava, jossa sopijapuolet voivat vaivatta vaihtaa ajatuksia keskeneräisestä asiakirjasta.

Mikä on Sopimuschat?

Sopimuschat on lisäpalvelu, joka kuuluu Sopimuskoneeseen – teknologia-alustaan, jolla voit laatia, allekirjoittaa ja arkistoida kaikki asiakirjasi. Sopimuchat on keskustelukanava, jossa voit vaihtaa näkemyksiä keskeneräisestä sopimuksestasi muiden osapuolten kanssa.

Laatiessasi esimerkiksi kauppakirjaa tai toimeksiantosopimusta voit kutsua sopijakumppanisi tarkastelemaan puolivalmista asiakirjaa palvelussamme. Vierailija voi kommentoida asiakirjaa, ja sinä voit kommentoida takaisin.

Kaikki keskustelut tallentuvat luotettavasti sopimuksen oheen arkistointipalveluumme. Näin kaikilla osapuolilla on jälkikäteisesti mahdollisuus tarkastaa paitsi sopimusteksti myös siihen liittyvä neuvotteluaineisto.

Miten Sopimuschat helpottaa sopimuksenlaadintaa?

Sopimusten neuvotteleminen ja loppuvaiheen tekninen viimeisteleminen ovat tyypillisesti sähköpostien pallottelua. Neuvotteluaineistoa on vaikea pitää yhdessä paikassa – osa on sähköpostissa, osa liitteissä, osa paperilla ja loppuja ei välttämättä missään, koska ne on lausuttu suullisesti puhelimitse. Sopimuschat helpottaa kokoamaan kaiken tämän keskustelun yhteen paikkaan, kaikkien sopijapuolten saataville.

Voit käyttää Sopimuschatia kahdella tavalla. Mielipiteenvaihto voi olla perinteistä kirjeenvaihtoa, jolloin kukin osapuoli tarkastelee ja kommentoi asiakirjaa milloin parhaiten ehtii. Vaihtoehtoisesti kaikki osapuolet voivat olla chatissa samaan aikaan, jolloin kommentointi on reaaliaikaista.

Kun useampi osapuoli kommentoi hektisellä tahdilla toistensa näkemyksiä, korostuu Sopimuschatin helppous: sen selkeästä käyttöliittymästä ilmenee, kuka on kommentoinut milloin mitäkin. Näet käyttöliittymästä myös, ketkä ovat paikalla ja kirjoittaako joku paraikaa viestiä.

Miten kutsun muita osapuolia tarkastelemaan sopimusta?

Voit lähettää kutsut sähköpostitse.

Voivatko kaikki osapuolet muuttaa sopimusta omin päin?

Eivät voi – ainoastaan asiakirjan omistajalla on muokkausoikeus. Näin on selvyys, kuka vastaa lopullisista muotoiluista. Muut osapuolet voivat kommentoida, mikä toivovat muutettavan.

Toimiiko Sopimuschat ainoastaan tietokoneella?

Sopimuchat toimii sekä tietokoneella että puhelimella. Jos sinulla ei ole esimerkiksi matkustaessasi mahdollisuutta päästä ison näytön ääreen, käytössäsi on Sopimustiedon mobiilisovellus, jolla chatin käyttäminen on helppoa. Sovelluksemme on saatavilla tavanomaisista sovelluskaupoista (sovelluksen nimi ”Sopimustieto”).

Mikä juridinen merkitys chat-keskusteluilla on?

Toisinaan sopijapuolet riitautuvat jälkikäteisesti tekemänsä sopimuksen sisällöstä – he toisin sanoen tulkitsevat sopimusta eri tavalla. Jos tulkinnasta ei päästä sovintoon, riidan ratkaisee loppukädessä tuomioistuin. Tähän kukaan ei halua päätyä.

Sopimuksia tulkittaessa sopimustekstin sanamuoto on ensisijainen tulkintalähde. Sopimusten neuvotteluaineistolla on kuitenkin tunnustettu asema tulkintalähteenä, jos sanamuoto on epäselvä tai sopimusteksti ei anna vastausta kiistakysymykseen. Kirjallinen neuvotteluaineisto antaa paremmat mahdollisuudet tulkintakysymysten ratkaisemiseen. Sopimuschat kokoaa keskeisen neuvotteluaineiston turvallisesti yhteen paikkaan, jolloin riski erimielisyyksistä pienenee.

Miten chat- ja arkistointipalvelun tietoturva on järjestetty?

Käyttäjien asiakirja-aines, niihin liittyvät keskustelut ja käyttäjätiedot säilytetään palvelimilla, joissa käytetään luokkansa parhaita turvallisuus- ja suojauskäytäntöjä. Konesalit on suojattu kattavasti tulipaloja ja sähkökatkoja vastaan ja työntekijöiden kulkua valvotaan tarkasti. Palvelimemme sijaitsevat EU-alueella, jossa tieto on hajautettu usealle eri palvelimelle. Lisävarmenteena kaikki data varmuuskopioidaan säännöllisesti erilliselle varmuuskopiopalvelimelle.

Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Kirjautumistietoja ei säilytetä palvelimella selväkielisenä.

Miten tehostan koko asiakirjahallintaani Sopimuskoneella?

Sopimuschat on osa suurempaa palvelukokonaisuutta, Sopimuskonetta. Parhaiten Sopimuskone palvelee sinua kokonaisuutena. Sen automaatiolla laadit, allekirjoitat ja arkistoit kaiken sähköisesti. Ottamalla palvelun kokonaisuudessaan käyttöösi sinulla on mahdollisuus pienentää hallinnollista työtäsi jopa 90 prosenttia.

Kirjoittaja on Suomen Sopimustiedon pääjuristi.

P.S.

Auttaisivatko laadukkaat mallisisältömme sinua haastavampien sopimusten laatimisessa? Sopimuskoneessa saat käyttöösi lähes 200 yrityksille suunnattua asiakirjamallia, jotka muuntuvat käyttötarpeidesi mukaan tuhansiin eri tilanteisiin.