Pirkanmaan Pro Isännöinti Oy:llä asiakirjat laaditaan pikavalinnoin juristien ylläpitämillä sisällöillä ja sähköinen allekirjoitus saadaan asiakkaalta tarvittaessa toimiston tabletilla. Sopimustiedon älykäs teknologia on helpottamassa isännöintipalveluihin liittyvien asiakirjojen laadintaa, allekirjoittamista ja arkistointia sekä tukemassa yhtiön vision mukaista toimintaa.

Pirkanmaan Pro Isännöinti Oy tarjoaa asiantuntevaa ja ajanmukaista isännöintipalveluja taloyhtiöille Pirkanmaalla. Yhtiön liiketoiminta pohjautuu yli 30 vuoden taakse. Tänä päivänä työntekijät hyödyntävät tehokkaita prosesseja ja sähköisiä järjestelmiä, ja kokonaisuutta ajaa eteenpäin visio olla alalla arvostettu, taloudellisesti kannattava ja toimintaansa jatkuvasti kehittävä, innovatiivinen yhtiö.

"Olemme olleet Sopimustieto.fi -palvelussa tyytyväisiä siihen, että Sopimuskoneella voi laatia asiakirjat palvelussa valmiiksi olevilla sisällöillä pikavalinnoin tai sitten tuoda toisessa ohjelmassa laaditun dokumentin allekirjoitettavaksi palveluun." kertoo yhtiön edustaja Jenni Koivisto. Molemmissa tapauksissa asiakirjat arkistoituvat yhtiön Sopimustilille automaattisesti.

Sähköiset allekirjoitustavat sujuvoittavat asiakastyötä

“Sähköinen allekirjoitus antaa kokouksen läsnäolijoille mahdollisuuden tutustua rauhassa pöytäkirjaan vaikka kotisohvalla ja allekirjoituksen voi hoitaa itselleen sopivalla hetkellä.”

“Olemme pystyneet mahdollistamaan muun muassa kokouspöytäkirjojen ja vuokrasopimusten allekirjoittamisen sähköisesti Sopimustieto.fi -palvelun avulla. Sähköinen allekirjoitus antaa kokouksen läsnäolijoille mahdollisuuden tutustua rauhassa pöytäkirjaan vaikka kotisohvalla ja allekirjoituksen voi hoitaa itselleen sopivalla hetkellä. Olemme testanneet myös muita palvelun toimittajia sähköiseen allekirjoitukseen, mutta Sopimustiedon palvelun etu on se, että myös kevyempi allekirjoitustapa on mahdollinen vahvalla tunnistautumisella tehtävän allekirjoituksen lisäksi. Vahvaa tunnistautumista hyödynnämme muun muassa vuokrasopimuksiin. Kokonaisuudessaan tämä sähköinen toimintatapa on tuonut ajansäästöä sekä meille että sopimuksen allekirjoittajalle.” Koivisto tarkentaa.

Pirkanmaan Pro Isännöinti Oy:n isännöitsijät ovat omaksuneet palvelun käytön osaksi työrutiinejaan. Isännöitsijä ja Sopimustiedon aktiivikäyttäjä Arto Aaltonen on ollut tyytyväinen palvelun sähköiseen allekirjoitukseen: "Dokumentaation allekirjoitukset hoituvat sujuvasti sähköpostiviesteillä ja järjestelmällä on helppo myös muistuttaa allekirjoittajia tekemättä jääneistä allekirjoituksista. Allekirjoitettujen/allekirjoittamattomien dokumenttien seuranta sujuu helposti palvelussa.".

"Osa asiakkaistamme haluaa vielä käydä toimistollamme allekirjoittamassa pöytäkirjat kasvotusten. Mahdollistamme paikan päällä tapahtuvan sähköisen allekirjoittamisen tabletilla, joka on tähän tarkoitukseen hankittu. Sähköisestä dokumenttiarkistosta löytyy helposti allekirjoitettavaksi lähetetyt dokumentit ja on helppoa esimerkiksi henkilön nimellä hakea allekirjoitusta vielä odottavat dokumentit." Koivisto tiivistää.

Valmiit asiakirjasisällöt helpottavat laadintaa huomattavasti

"Erilaisten valmiiden asiakirjasisältöjen käyttö tuo joustavuutta ja nopeutta asiakirjan laadintaan. Palvelun valmiit asiakirjamallit on kategorisoitu ryhmittäin, jolloin on helppo löytää sisällöt omia tarpeita vastaavalle dokumentille. Palvelussa voi laatia myös omia asiakirjamalleja toistuvaan käyttöön. Niiden luonti mahdollistaa sujuvan dokumentin laadinnan, kun malliin voi tallentaa valmiiksi geneerisen sisällön toistuvaa käyttöä varten. Valmiit asiakirjamallit ovat joustavia siten, että laatijan omat mieltymykset tai tarpeet on helppo huomioida uusissa dokumenteissa eikä ohjelma tarpeettomasti rajoita muokkauksia." Aaltonen kuvailee. Alla kuva palvelun sisältä Aaltosen mainitsemista asiakirjojen kategorioista. Täältä pääset tutustumaan tarkemmin palvelun asiakirjoihin.

"Sopimustiedon asiakirjasisällöissä on huomioitu esim. asunto-osakeyhtiölain vaatimukset käsiteltävien asioiden suhteen sekä aikataululliset vaateet mm. dokumentaation esilläoloon. Tarvittavien kohtien valinta omaan dokumenttiin onnistuu joustavasti monivalintoja hyväksi käyttäen." Aaltonen kiittää. Alla kuva havainnollistamaan asiakirjan laadintaa palvelun Sopimuskoneella. Palvelun sisällöt ovat juristien ylläpitämiä ja niitä päivitetään lainsäädännön muutosten sekä liike-elämän vaatimusten myötä.

Sopimustiedon ja Pirkanmaan Pro Isännöinti Oy:n yhteistyö on sujunut erinomaisesti ja isännöitsijät ovat olleet aktiivisesti mukana palvelun käyttökokemuksen kehittämisessä. "Sopimustieto on reagoinut nopeasti palautteeseen ja kehitysehdotuksiin." Aaltonen tiivistää.

Tutustu Sopimustieto.fi -palveluun maksutta täältä.