Kirjanpitäjät voivat hyödyntää Sopimustietoa auttaessaan yrittäjiä turvaamaan liiketoimintansa. Hyvin hoidettu lomautus hyödyttää sekä työnantajaa että työntekijää – työnantaja saa sopeutettua toimintaansa ja säilytettyä ammattitaitoisen työntekijän palveluksessaan samalla kun työntekijä välttyy irtisanomiselta. Lomautuksen toimeenpanossa on erityisen tärkeää kiinnittää huomiota lomautusilmoitusaikaan, sillä se sanelee viimesijaisesti lomautuksen alkamisajankohdan. Tässä blogikirjoituksessa syvennytään lomauttamisen seitsemään vaiheeseen, joita noudattamalla asiakasyrityksenne panee lomautuksen toimeen onnistuneesti.

Lomauttamisen vaiheet ja kirjallinen dokumentointi poikkeustilanteessa

Viime viikolla astui voimaan määräaikainen lainmuutos, jonka perusteella työnantaja voi tässä poikkeustilanteessa tarvittaessa lomauttaa työntekijöitä aikaisempaa nopeammin. Tilitoimiston on hyvä muistuttaa asiakasyrityksiään, että lomautuksen asiakirjat kannattaa tehdä aina kirjallisesti. Niihin on myös hyvä pyytää työntekijän allekirjoitus, tällä hetkellä luonnollisesti sähköisesti.

Työnantajalla on näyttötaakka siitä, että lomautusilmoitus on tullut työntekijän tietoon lomautusilmoitusajan puitteissa. Huomionarvoista tällöin on, että lomautusilmoitusaika alkaa kulua vasta, kun työntekijä on saanut ilmoituksen tosiasiallisesti tiedoksi. Tosiasiallinen tiedoksianto tapahtuu silloin, kun lomautusilmoitus annetaan työntekijälle henkilökohtaisesti tai kun hän saa tietoonsa sähköisesti tai postitse lähetetyn ilmoituksen. Tiedoksiannon kannalta ei ole riittävää, että työntekijällä on ollut mahdollisuus saada esimerkiksi sähköpostitse lähetetty ilmoitus tietoonsa, vaan hänen on tullut myös tosiasiallisesti tutustua siihen. Työnantajan onkin syytä kiinnittää huomiota lomautusilmoituksen antamistapaan ja -ajankohtaan, jotta osapuolten välille ei myöhemmin synny riitaa lomautusilmoitusajan noudattamisesta.

Sopimustiedolla kirjanpitäjä voi laatia ja allekirjoituttaa kaikki asiakasyrityksen lomautuksen asiakirjat. Sähköisen allekirjoituksen avulla asiakirjaan jää aina sähköinen todiste tiedonannon ajankohdasta. Näin työnantaja välttää tiedoksiantoa koskevat riitaisuudet ja antaa edistyksellisen kuvan yrityksensä toiminnasta.

Mikäli tilitoimiston asiakasyritys päätyy lomauttamiseen, kirjanpitäjä voi auttaa häntä dokumentoimaan prosessin oikein seuraten seuraavia juristiemme laatimia ohjeita:

  1. Varmista, että lomautusperuste täyttyy
  2. Selvitä, onko järjestettävissä muuta sopivaa työtä tai koulutusta
  3. Esitä työntekijälle kirjallinen ennakkoselvitys kaavaillusta lomautuksesta ja pyydä siihen sähköinen allekirjoitus
  4. Varaa työntekijälle tilaisuus tulla kuulluksi
  5. Anna kirjallinen lomautusilmoitus lomautusilmoitusajan puitteissa ja pyydä siihen sähköinen allekirjoitus
  6. Laadi työntekijälle kirjallinen todistus lomautuksesta
  7. Jos yrityksen toimintaedellytykset paranevat, peruuta tai päätä lomautus

Tutustu tästä Sopimustiedon ratkaisuun tilitoimistolle. Kokeile palvelua nyt ilmaiseksi ilman sitoumuksia.

1. Lomautusperusteen täyttyminen

Lomauttamisella tarkoitetaan työnantajan aloitteesta tapahtuvaa työnteon ja palkanmaksun väliaikaista keskeyttämistä työsuhteen pysyessä muutoin voimassa.

Koronaviruspandemian vaikutus lomautusperusteisiin: Työnantajalla on väliaikaisesti voimassa olevan lain nojalla oikeus lomauttaa määräaikaisessa työsuhteessa oleva työntekijä samoilla perusteilla kuin työntekijä, joka on toistaiseksi voimassa olevassa työsuhteessa. Väliaikaislaki on voimassa 30.6.2020 asti, ja se koskee vain yksityistä sektoria.

Työnantaja saa lomauttaa työntekijän kahdella perusteella:

  1. tarjolla oleva työ on taloudellisista, tuotannollisista tai työnantajan toiminnan uudelleenjärjestelyistä johtuvista syistä vähentynyt olennaisesti ja pysyvästi; tai
  2. työ tai työnantajan edellytykset tarjota työtä ovat vähentyneet tilapäisesti – vähentymistä on pidettävä tilapäisenä, jos sen arvioidaan kestävän enintään 90 päivää.

2. Onko mahdollista tarjota muuta työtä kohtuullisilla kustannuksilla?

Lomautusperusteen täyttymisen lisäksi lomautuksen edellytyksenä on, ettei työntekijä ole kohtuudella sijoitettavissa tai koulutettavissa toisiin tehtäviin. Ennen lomautusta työnantajan on siis selvitettävä ja todettava, ettei hän voi järjestää työntekijälle muuta sopivaa työtä tai koulutusta molempien osapuolten intressit huomioon ottaen.

Työn tarjoamis- ja koulutusvelvollisuuden laajuutta on arvioitava jokaisessa lomautustilanteessa erikseen. Arvioinnissa voidaan ottaa huomioon muun muassa työntekijän soveltuvuus toisiin tehtäviin, työnantajan toimintaedellytykset, uudelleenjärjestelyjen kustannukset ja koulutuksen pituus. Työnantaja ei ole velvollinen tarjoamaan muuta työtä tai koulutusta vaikka siihen olisikin mahdollisuus esimerkiksi silloin, kun uudelleenjärjestelyt johtaisivat kohtuuttomiin kustannuksiin tai kun koulutus kestäisi kohtuuttoman kauan ottaen huomioon lomautuksen pituus.

3. Ennakkoselvitys esitettävä viipymättä lomautuksen tarpeen tultua tietoon

Ennen varsinaisen lomautusilmoituksen antamista työnantajan on esitettävä työntekijälle parhaan tietämyksensä mukainen selvitys tulevasta lomautuksesta. Selvitys on annettava viipymättä lomautuksen tarpeen tultua työnantajan tietoon. Ennakkoselvitys on ikään kuin ennakkovaroitus työnantajan ennakoimasta lomautustarpeesta – sen tarkoituksena on varmistaa, että työntekijä saa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa tiedon tulevasta lomautuksesta.

Ennakkoselvitystä ei kuitenkaan tarvitse esittää, jos työnantajalla on velvollisuus esittää työntekijälle vastaavanlainen selvitys muun lain tai sopimuksen perusteella. Käytännössä tällainen laki on yhteistoimintalaki, jota sovelletaan yrityksiin, jotka työllistävät säännöllisesti vähintään 20 työntekijää. Yt-neuvotteluissa yrityksen tila ja sen suunnitelmat tulevat työntekijöiden tietoon muutenkin.

Lomautuksen ennakkoselvityksen tulee sisältää seuraavat asiat:

  • lomautuksen peruste eli lomautetaanko työntekijä taloudellisella tai tuotannollisella perusteella vai työn tilapäisen vähentymisen perusteella;
  • arvioitu laajuus eli koskeeko lomautus koko henkilöstöä vai ainoastaan tiettyä osaa siitä;
  • arvioitu toteuttamistapa eli toteutetaanko lomautus keskeyttämällä työnteko kokonaan vai lyhentämällä työntekijän säännöllistä työaikaa;
  • arvioitu alkamisajankohta eli päivämäärä, josta lähtien lomautus on voimassa; ja
  • arvioitu kesto eli onko lomautus toistaiseksi voimassa oleva vai määräaikainen.

Jos lomautus kohdistuu useampaan kuin yhteen työntekijään, voidaan selvitys antaa työntekijöille yhteisesti tai heidän edustajalleen. Työntekijöiden edustaja voi olla esimerkiksi luottamusmies tai luottamusvaltuutettu. Selvityksestä kannattaa aina tehdä kirjallinen asiakirja jokaiselle lomautettavalle työntekijälle ja pyytää niihin allekirjoitukset.

Laadi lomautuksen ennakkoselvitys
Laadi lomautuksen ennakkoselvitys englanniksi

4. Varmista, että työntekijä tulee kuulluksi

Työnantajan on varattava työntekijälle tai hänen edustajalleen tilaisuus tulla kuulluksi annetusta ennakkoselvityksestä. Kuuleminen on toteutettava selvityksen antamisen jälkeen mutta ennen lomautusilmoituksen antamista siten, että työnantaja voi ottaa työntekijän näkemykset huomioon ennen lopullista lomautusta koskevaa päätöksentekoa.

Jos yritys kuuluu yhteistoimintalain piiriin, työnantajan kuulemisvelvollisuuden sisältö määräytyy kyseisen lain menettelysääntöjen mukaan.

Kutsun kuulemistilaisuuteen laadit vaivattomasti Sopimustiedon kuulemistilaisuuden kutsumallilla. Itse kuulemistilaisuudesta kannattaa laatia kirjallinen muistio, joka toimii tarvittaessa todisteena siitä, mitä tilaisuudessa on keskusteltu. Myös muistion laatiminen onnistuu kätevästi Sopimustiedon kuulemistilaisuuden muistiomallilla.

5. Lomautusilmoituksen antaminen lain puitteissa

Ennakkoselvityksen ja työntekijän kuulemisen jälkeen työnantajan on annettava työntekijälle varsinainen lomautusilmoitus. Normaalissa tilanteessa työnantajan on annettava lomautusilmoitus vähintään 14 päivää ennen lomautuksen alkamista, mutta tässä poikkeustilanteessa lomautusilmoitusajan vähimmäispituutta on lyhennetty 14 päivästä viiteen päivään väliaikaisella lailla. Työnantajan on siis ilmoitettava lomauttamisesta työntekijälle vähintään viisi päivää ennen lomautuksen alkamista. Väliaikaislaki on voimassa 30.6.2020 asti, ja se koskee vain yksityistä sektoria.

Lomautusilmoitusaikaan lasketaan mukaan niin lauantait kuin sunnuntaitkin mutta ei sitä päivää, jona lomautusilmoitus annetaan. Jos esimerkiksi lomautuksessa noudatetaan 14 päivän ilmoitusaikaa ja työntekijä halutaan lomauttaa tiistaista 16.6. alkaen, on lomautusilmoitus annettava viimeistään maanantaina 1.6.

Edellisestä poiketen lomautusilmoitusta ei tarvitse antaa, jos työnantajalla ei ole muun syyn kuin lomautuksen vuoksi koko lomautusaikaan kohdistuvaa palkanmaksuvelvollisuutta. Tällainen syy voi olla esimerkiksi perhevapaa, opintovapaa tai asevelvollisuus. Näissäkin tilanteissa lomautusilmoitus kannattaa antaa siltä varalta, että työntekijän palkaton poissaolo keskeytyisi ennakoitua aikaisemmin.

Lomautusilmoituksessa on mainittava seuraavat asiat:

  • lomautuksen peruste eli lomautetaanko työntekijä taloudellisella tai tuotannollisella perusteella vai työn tilapäisen vähentymisen perusteella;
  • alkamisajankohta eli päivämäärä, josta lähtien lomautus on voimassa; ja
  • kesto tai arvioitu kesto – määräaikaisesta lomautuksesta on ilmoitettava tarkka kesto ja toistaiseksi voimassa olevasta arvioitu kesto.

Lomautusilmoitus tulee antaa työntekijälle ensisijaisesti henkilökohtaisesti, mutta ilmoituksen voi antaa myös sähköisesti lomautusilmoitusaikaa noudattaen. Ilmoitus kannattaa antaa aina kirjallisesti. Ennakkoselvityksestä poiketen lomautusilmoitusta ei saa antaa työntekijän sijasta tämän edustajalle ilman työntekijän suostumusta. Eri asia on, että ilmoitus on erikseen annettava tiedoksi myös edellä tarkoitetulle edustajalle.

Miksi lomautusilmoitusaikaan kannattaa kiinnittää huomiota?

Lomautuksen toimeenpanossa kannattaa kiinnittää erityistä huomiota lomautusilmoitusaikaan, sillä työntekijän työntekovelvollisuus ja työnantajan palkanmaksuvelvollisuus lakkaavat vasta ilmoitusajan jälkeen. Tässä mielessä lomautusilmoitusaika sanelee viimesijaisesti lomautuksen alkamisajankohdan.

Jos kuitenkin työnantaja on pannut lomautuksen toimeen lomautusilmoitusaikaa noudattamatta, on lomautus siitä huolimatta pätevä. Tällöin työntekijällä on oikeus vahingonkorvaukseen, jonka määrä on yleensä laiminlyödyltä lomautusilmoitusajalta saamatta jääneen palkan määrä. Jos lisäksi työnantajan on noudatettava jotakin työehtosopimusta, hänet voidaan tuomita maksamaan hyvityssakkoa työehtosopimuksen rikkomisesta.

Lomautusilmoituksen laatiminen kirjallisesti

Lomautusilmoitus kannattaa aina laatia kirjallisesti, jotta sen sisällöstä ei jää epäselvyyttä osapuolten välille. Sopimustiedon lomautusilmoituksen mallilla laadit juridisesti pätevän lomautusilmoituksen kaikkiin tilanteisiin helposti ja nopeasti. Sopimustiedon palvelulla voit pyytää työntekijältä tai mahdolliselta todistajalta sähköisen allekirjoituksen ilmoitukseen, jolloin ilmoituksen tiedoksiannon ajankohdasta jää sähköinen todiste. Näin työnantaja välttää tiedoksiantoa koskevat riitaisuudet ja antaa edistyksellisen kuvan yrityksen toiminnasta.

Palvelussa lakiviittaukset ja juristien laatimat ohjeet tukevat asiakirjan laadintaa ja kirjanpitäjän asiantuntijatyötä. Palvelusta löytyy juristin ylläpitämät ohjeet infopalloista alla olevan kuvan mukaisesti. Asiakirjaan liittyvät juridiset tiedot lakiviittauksineen löytyvät jokaisen asiakirjan omalta sivulta.​

Laadi lomautusilmoitus
Laadi lomautusilmoitus englanniksi

6. Kirjallinen todistus lomautuksesta työttömyyspäivärahaa varten

Työnantajan on annettava työntekijän pyynnöstä lomautuksesta kirjallinen todistus. Todistus on tarpeen esimerkiksi silloin, kun lomautettu hakee työttömyyspäivärahaa. Sopimustiedon palvelussa todistuksen voi toimittaa työntekijälle suoraan sähköpostiin palvelun "Välitä"-toiminnolla. Laatijalle todistus arkistoituu automaattisesti suojatulle Sopimustilille.

Laadi todistus lomautuksesta
Laadi todistus lomautuksesta englanniksi

7. Lomautuksen peruuttaminen tai päättäminen

Jos työnantajalle ilmaantuu uutta työtä lomautusilmoitusaikana, on hänen ilmoitettava työntekijälle lomautuksen peruuttamisesta. Lomautettavalla on puolestaan velvollisuus ottaa vastaan tarjottu työ, kunhan se on hänen työsopimuksensa mukainen. Lomautuksen peruuttamisesta seuraa, että uudesta mahdollisesta lomautuksesta on annettava uusi ilmoitus lomautusilmoitusaikaa noudattaen. Työsuhteeseen mahdollisesti soveltuvassa työehtosopimuksessa voi lisäksi olla tarkempia määräyksiä lomautuksen peruuttamisesta tai siirtämisestä.

Lomautuksen kestäessä työnantajan on ilmoitettava työntekijälle lomautuksen päättymisestä ja töiden alkamisesta vähintään seitsemän päivää aikaisemmin, jollei toisin ole sovittu. Ilmoitusvelvollisuus koskee vain toistaiseksi toimeenpantuja lomautuksia, sillä määräaikaisesti lomautetulla on jo lomautuksen alkaessa tieto sen päättymisajankohdasta. Ilmoituksen työn jatkumisesta lomautuksen jälkeen laadit näppärästi tällä mallilla.

Laadi ilmoitus työn jatkumisesta lomautuksen jälkeen

Kirjanpitäjä voi laatia asiakasyrityksille myös seuraavia asiakirjoja:

Sähköinen allekirjoitus on tilitoimistolle helppo tapa kerätä tarvittavat allekirjoitukset

Sähköinen allekirjoitus on helppo tapa kerätä allekirjoitukset myös lomautuksen asiakirjoihin. Saat myös pitävämmät todisteet sopimuksen synnystä. Sähköinen allekirjoitus on juridisesti pätevä tapa allekirjoittaa sopimukset ja muut asiakirjat Suomessa ja koko EU:ssa.

  • Sopimustiedon sähköisellä allekirjoituksella allekirjoittaminen onnistuu helposti puhelimella, ja voit valita allekirjoitetaanko asiakirja pankkitunnuksilla vai ilman.
  • Allekirjoituskutsut voi lähettää suomen, ruotsin tai englannin kielellä.
  • Voit allekirjoittaa palvelussa laadittuja asiakirjoja ja omia PDF-muotoisia asiakirjoja.
  • Palvelun SopimusSign Vahvan taustalla on Signicatin (Signicat As) teknologia ja tunnistuspalvelu. Signicat on Kyberturvallisuuskeskuksen ylläpitämässä luettelossa mainittu hyväksytty tunnistuspalvelu. Allekirjoitussivulta löytyvien allekirjoittajatietojen lisäksi asiakirjatiedostoon on upotettu PAdES-standardin mukaiset tiedot allekirjoituksesta (PDF Advanced Electronic Signature).
  • Allekirjoitettu asiakirja toimitetaan palvelusta automaattisesti kaikille osapuolille. Mikäli allekirjoittajalla on palvelu käytössä, asiakirja tallentuu automaattisesti suojatulle Sopimustilille.

Tutustu Sopimustiedon ratkaisuun tilitoimistolle. Kokeile palvelua nyt ilmaiseksi ilman sitoumuksia.